ビジネスメール術タイトル編NO.4

前回(NO.3)は、わかりやすいメールを書く方法として、「私世界」では「A」として認識したものを、他人にも認識してもらうためには一度、外の世界から眺めてみることで「B」に変換するというお話をしました。

今回はこれについて、「断水」について書かれたEメールを例にお話しましょう。


■件名
 「断水について」

■内容
3月18日(土)
13時〜15時
15時〜17時の間の5分間(いつか不明)
の2時間が完全断水になります。




では、不明な点を挙げてみましょう。

・いつ断水するのか
 (13時〜15時の2時間と、15時〜17時の間の5分間の合計2時間5分か?)

・どの2時間が断水するのか
 (13時〜15時の2時間か? それとも15時〜17時の2時間か?)

・完全に断水しないのはどの時間帯か 
(15時〜17時の間の5分間は部分的に断水するのか?)


このほかにも以下のような疑問が浮かびます。

・13時〜15時の間に1回、いつかわらないが5分間だけ断水するということか?
・それとも、15時〜17時の間に1回、いつかわらないが5分間だけ断水するということか?
・つまり、2回にわけて5分間断水するということか?
・完全断水ということは、部分断水があるのか?

このように、何度も読み返しても、疑問点が次々に浮かんできますね。

たしかなことは3月18日(土)に断水があるということです。
ならば件名は【3月18日(土)断水のお知らせ】としましょう。
件名を見ただけで「いつ、なにが起こるのか」がわかるからです。


さて、このような例文が生まれてしまう原因は、書き手が「私だけの世界」の住人で居続けており、そのことに気づいていないことにあります。

例文の内容は「私世界」ではなんら問題はないでしょう。「私」だけがわかっていればいいのですから。

しかし現実世界には「私」以外に「他人」がいます。他人と関わるためには「私世界」で認識した「A」を、他人でがわかる「B」に変換しなければなりません。

変換作業をするためには一度「私世界」から足を踏み出して外から眺めてみなければならないのです。

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