ビジネスメール術タイトル編NO.2

もうひとつ具体例でご説明しましょう。


■メールの件名
 「会議について」



このメールの件名だけでは、どんな内容かわかりませんね。
メールを受け取った人はこう思うでしょう。

「いつのどの会議についての話だろう」
「会議の何についての話だろう」

この疑問を解決するためにメールを開くことでしょう。

さて皆さん、想像してみてください。
忙しい業務のなかで、毎日たくさんの仕事のメールを受信している様子をイメージしてみるのです。

どのメールを先に処理しなければならないのかを考えながらメールの件名にざっと目を通しているアナタ。

そこに「会議について」というメールが着ていたらどうでしょう?
忙しい中でもメールを開いて内容を確認してなくてはなりませんね。

このとき、もし件名に内容を簡略に表記してあればずいぶん助かるのになぁと思うことでしょう。


《リライト例》
■メールの件名
「3/10 A商品販促会議14時開始に変更」



これならすぐに以下のことがわかります。
「いつのどの会議か」 →「3月10日のA商品販促会議」
「会議の何についてか」→「開始時間変更」

そしてメールの中身(内容)には「従来の会議開始時間」と「変更となった会議開始時間」の2つを併記することで、読み手に確認してもらえるように書けばよいのです。

もし、メールで知らせる内容が複数ある場合には、その旨を件名に表記しておきましょう。


《リライト例》
■メールの件名
「3/10A商品販促会議【変更3点】」



そしてメールの内容には、緊急度・重要度の高い順に(1)(2)(3)と番号を使って書いておけばよいのです。

つまり、知らせたい内容が複数ある場合には件名で予告して、内容を箇条書きにするのです。

逆にいうと、「お知らせメール」のわかりにくい典型は、文章型です。例えば以下のようなものです。


■〈件名〉
「会議について」

■〈内容〉
今度の会議ですが出席の際は先日お願いしたB資料ではなくてC資料のコピーを持参ください。それから販促資料が今日届く予定でしたが明日の朝一番で届くとの連絡がありました関係で、明日の朝一番に資料を整理しまして会議用にコピーをとって準備しますので3月10日のA商品の販促会議は14時から開始ということでよろしくお願いいたします。ちなみに会議は9時からの予定でした。なお、会議室はいつもの4C会議室ではなく、7D会議室となります。



こういった文章型は、読み手に自分が必要な情報を掬い取る作業をさせることになります。
つまり、読み手に負担をかけます。
なぜなら、読み手は書き手の意図を想像しながら、自分が必要とする項目を見つけ出す作業をしなければならないからです。

どうしても文章型しか書けないという方は、まずは文章を書いて、それから要点を抽出しましょう。慣れてくれば、はじめから要点を書き出すことができるようになりますよ。


《リライト例》
■件名
「【変更3点】3/10A商品販促会議14時に変更」

■内容
(1) 3月10日のA商品販促会議が14時〜に変更 (9時→【14時】)

(2) 場所は7D会議室に変更 (4C→【7D】)

(3) C資料持参のこと (B資料→【C資料】

広告


この広告は60日以上更新がないブログに表示がされております。

以下のいずれかの方法で非表示にすることが可能です。

・記事の投稿、編集をおこなう
・マイブログの【設定】 > 【広告設定】 より、「60日間更新が無い場合」 の 「広告を表示しない」にチェックを入れて保存する。


×

この広告は1年以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。